ChatGPTの業務活用｜使い方とプロンプト例

生成AIの中でも最も知名度が高いChatGPT。「名前は知っているが、実際の業務でどう使えばいいか分からない」「試してみたが続かなかった」という方は少なくありません。文章作成だけでなく、データ分析・画像生成・プログラミング支援まで、実は非常に幅広い用途に対応しています。この幅広さゆえに、逆に「どこから手をつければいいか分からない」という声も多く聞かれます。

2026年は「AIエージェント」が本格的に普及する節目とされ、ChatGPTも単なる補助ツールから、自発的に業務を進めるパートナーへと役割が広がりつつあります。この変化を理解しておくと、今後の活用の幅もイメージしやすくなります。（参考：Uravation ChatGPTビジネス活用ガイド）

本記事では、中小企業のAI導入を支援するAi-Rakuの視点で、ChatGPTの使い方・部署別プロンプト例・GPTsの活用・注意点までを解説します。生成AI全般の基礎は生成AIとは？できること・仕組み・始め方を解説もあわせてご覧ください。

そもそもChatGPTとは何か

ChatGPTは、OpenAI社が提供する生成AIチャットサービスです。日本語で話しかけるだけで、文章の作成・要約・分析など、幅広い作業を任せられます。2022年末の一般公開以降、世界中で爆発的に普及し、生成AIという言葉を広めた立役者的な存在でもあります。生成AI全体の仕組みについては生成AIとは？できること・仕組み・始め方を解説で解説しています。

結論：ChatGPTは「部門別のカスタムアシスタント」を作ると定着しやすい

結論から言うと、ChatGPTを業務で使いこなす最大のコツは、「GPTs」という機能で部署別のカスタムアシスタントを作ることです。営業GPT・経理GPT・人事GPTのように、部署ごとに専用の設定を用意しておけば、毎回ゼロから背景を説明する手間がなくなり、現場での利用継続率が大きく上がります。（参考：Uravation ChatGPTビジネス活用ガイド）

1週間で慣れる始め方スケジュール例

この期間はまだ無料プランで十分です。手応えを感じたら、その時点で有料プランへの切り替えを検討してください。

ChatGPTの基本操作

チャットでの質問・依頼

画面下部の入力欄に日本語で質問・依頼を打ち込むだけで利用できます。特別な操作は不要です。

ファイルのアップロード

Word・Excel・PDF・画像などをアップロードし、内容の要約・分析を依頼できます。

GPTs（カスタムGPT）の作成

「この会社の営業資料の型」「この業務でよく使う言い回し」などをあらかじめ設定した、自分専用のアシスタントを作成できます。一度作れば、毎回同じ説明を繰り返す必要がなくなります。

Webブラウジング機能

最新の情報をインターネットで検索しながら回答する機能も搭載されており、市場調査や最新動向の確認にも活用できます。

なぜChatGPTがビジネスで選ばれるのか

知名度と情報量の多さ

最も早くから広く普及したこともあり、使い方や活用事例に関する情報がインターネット上に豊富にあります。困ったときに解決策を見つけやすいのは、大きな安心材料です。

1つのツールで多くの用途をカバーできる

文章作成・データ分析・画像生成・簡単なプログラム作成まで、複数のツールを使い分けなくても1つのアカウントで完結できる範囲が広いのが特徴です。

継続的なアップデート

新機能が頻繁に追加されており、数か月前にはできなかったことが、いつの間にかできるようになっているケースも珍しくありません。定期的に新機能をチェックする価値があります。「以前試したときはできなかった」という理由で使うのをやめてしまった方も、改めて試してみる価値は十分にあります。

ChatGPTでできること

文章の作成・要約・添削

メールの下書き、報告書の要約、文章の校正など、文章に関する作業全般が得意です。

データ分析（Advanced Data Analysis）

Excelなどのデータをアップロードし、集計・グラフ作成・傾向分析を依頼できます。裏側でプログラムを実行して処理するため、複雑な条件の集計にも対応できます。

画像の生成

文章で指示するだけで、イメージに近い画像を作成できます。資料や広告のたたき台として活用されています。

簡単なプログラム・自動化ツールの作成

専門知識がなくても、簡単な自動化ツールの作成を依頼できます。

アイデア出し・壁打ち相手

企画のアイデアを複数出してもらったり、考えを整理する相手として使う方法も効果的です。

部署別プロンプト例

営業

プロンプト例

「この商談メモをもとに、次回提案のポイントを3つにまとめてください。相手の懸念点にも触れてください。」

経理・財務

プロンプト例

「添付の経費申請一覧から、規定外の申請がないかチェックし、該当行を一覧にしてください。」

マーケティング

プロンプト例

「このキャンペーンの実績データから、成果が良かった施策の共通点を分析してください。」

人事・総務

プロンプト例

「この就業規則の一部を、新入社員にも分かりやすい言葉で要約してください。」

カスタマーサポート

プロンプト例

「このお客様からの問い合わせ内容に対して、丁寧で簡潔な返信文の下書きを作成してください。」

このように、「情報を渡して、整理・下書き・分析を頼む」という型はどの部署でも共通です。まずは自分の業務の中で最も時間がかかっている作業から試してみてください。

GPTsで部門別アシスタントを作る方法

ステップ1：よく使う指示・背景情報を洗い出す

その部署で頻繁に使う依頼内容、会社独自のルール・フォーマットを整理します。

ステップ2：GPTsの設定画面で登録する

洗い出した情報を、GPTs作成画面に設定として登録します。専門的なプログラミング知識は不要です。

ステップ3：部署内で共有し、使いながら改善する

作成したGPTを部署内で共有し、実際に使いながら設定を調整していきます。

この仕組みにより、「毎回プロンプトをゼロから書く」負担が減り、利用の継続率が大きく上がるとされています。（参考：Uravation ChatGPTビジネス活用ガイド）

ChatGPTでできることを、もう少し詳しく

会議・打ち合わせの効率化

会議メモ・議事録の整形は、部署を問わず共通するニーズです。「誰が読んでも分かる形に整理する」という作業は、効果を実感しやすい用途の代表例です。

マニュアル・ナレッジの整備

属人化しがちな業務知識を、ChatGPTを使って言語化・整理する動きも広がっています。「あの人しか分からない」を減らす取り組みとして有効です。

第三者視点でのチェック役として

「この提案書に抜けている観点はないか確認して」のように、チェック役として使うのも効果的な活用法です。忙しい時期のダブルチェック代わりに重宝します。

複数言語への翻訳・多言語対応

専門的な内容を含む文章でも、自然な訳文を短時間で作成できます。海外取引先とのやり取りや、外国人のお客様への対応にも活用できます。飲食・観光業などインバウンド対応が必要な業種では、特に効果を実感しやすい用途です。

Claudeとの使い分け

「ChatGPTとClaude、どちらを使えばいいか」という疑問もよく聞かれます。結論としては、長文の読解・正確な要約・落ち着いたトーンの文章作成はClaude、アイデア出しや画像生成・データ分析が絡む作業はChatGPTという使い分けが実務的です。詳しい比較はClaudeとChatGPTの違い｜業務での使い分けを比較表で解説で解説しています。両方を契約し、用途で切り替えている企業も少なくありません。

部門別の詳しい活用シーン

用途別・依頼の早見表

困ったときの対処法（トラブルシューティング）

「思っていた回答と違う」場合

背景情報の説明が不足していることがほとんどです。目的・読み手・出力形式を具体的に伝えると精度が上がります。

「データ分析でエラーになる」場合

ファイル形式や、データの列名・構造が複雑すぎる場合にエラーが起きやすくなります。シンプルな形式に整えてから渡すと安定します。

「GPTsの設定がうまく反映されない」場合

設定した指示が曖昧だと、意図通りに動かないことがあります。具体的な例文やフォーマットを添えて設定すると改善します。

「画像生成の仕上がりがイメージと違う」場合

色・構図・雰囲気などを具体的な言葉で伝えると精度が上がります。参考にしたい既存の画像があれば、それも一緒に伝えると意図が伝わりやすくなります。

よくある3つの誤解

誤解1：「ChatGPTは文章作成専用のツール」

実際には、データ分析・画像生成・簡単なプログラム作成まで対応しており、文章作成はできることの一部に過ぎません。

誤解2：「GPTsを作れば自動的に業務が効率化される」

GPTsはあくまで「毎回の説明を省略する仕組み」であり、業務のどこに使うかの設計は人が行う必要があります。

誤解3：「無料プランで十分」

無料プランは制限が多く、業務での本格利用には不向きです。継続的に使う場合は有料プランへの切り替えを検討しましょう。

誤解4：「一度使い方を覚えれば、あとはずっと同じでいい」

ChatGPTは数か月単位で機能がアップデートされるツールです。新機能を定期的にチェックし、活用範囲を都度見直すことで、導入効果を長く維持できます。

社内展開ロードマップ

フェーズ1：1人・1業務で試す（1〜4週目）

担当者1名が、影響範囲の小さい業務で試します。うまくいった依頼文・GPTsの設定はすべて記録します。

フェーズ2：部署内で共有する（1〜3か月目）

作成したGPTsや依頼文のテンプレートを部署内で共有し、誰が使っても一定の品質になるようにします。

フェーズ3：他部門へ横展開（3〜6か月目）

成功した部門のGPTsの作り方を参考に、他部門でも専用アシスタントを作成していきます。部門ごとに業務内容は違っても、「暗黙のルールを言語化して設定する」という考え方は共通して応用できます。

このロードマップを自社だけで進めるのが難しい場合は、業務の棚卸しから伴走するClaude導入支援や、組織全体の底上げを目的としたClaude研修もご検討ください。

GPTs活用の具体例

営業GPTの例

「自社の商品ラインナップ・価格帯・過去の提案書の型」を設定に含めておくことで、新規案件ごとに毎回説明せずとも、自社らしい提案書のたたき台をすぐに得られます。

経理GPTの例

「自社の経費規定・勘定科目の分類ルール」を設定しておけば、経費チェックのたびに同じルールを説明する手間がなくなります。

人事GPTの例

「自社の採用基準・面接での確認ポイント」を設定しておくと、応募者情報の整理や面接メモの要約を、自社の基準に沿って一貫性を持たせられます。

このように、部署ごとの「暗黙のルール」を言語化してGPTsに設定しておくことが、活用を定着させる最大のポイントです。

導入時に気をつけたい3つの注意点

1. 機密情報の入力は避ける

特に無料プランや個人向けプランでは、入力内容がAIの学習に使用される可能性があります。機密性の高い業務には、法人向けのBusinessプラン以上の利用をおすすめします。（参考：Uravation ChatGPTビジネス活用ガイド）

2. 出力結果を鵜呑みにしない

ChatGPTも他の生成AIと同様、事実と異なる内容を出力することがあります。重要な情報は必ず人が確認しましょう。

3. 目的を明確にしてから依頼する

目的が曖昧なまま依頼すると、一般的な回答しか得られません。目的・出力形式を具体的に伝え、納得いくまで再指示することが成果を出すコツです。（参考：renue ChatGPTビジネス活用法）

職種を問わず使える「万能プロンプト」の型

部署別の例に加えて、どんな業務にも応用できる汎用的な依頼文の型を知っておくと、初めての作業にもすぐ対応できます。

整理・要約タイプ

「この情報を、〇〇の観点で整理してください」という型は、会議メモ、問い合わせ内容、調査結果など幅広い場面で使えます。

下書き作成タイプ

「この内容をもとに、〇〇向けの文章の下書きを作ってください」という型は、メール・報告書・提案書などあらゆる文書作成に応用できます。

チェック・レビュータイプ

「この内容に、抜け・矛盾・分かりにくい点がないか確認してください」という型は、資料の最終確認や、思わぬミスの発見に役立ちます。

依頼文（プロンプト）の精度を上げる4つのコツ

コツ1：役割を伝える

「あなたは経理担当のアシスタントです」のように、担ってほしい役割を最初に伝えると、その立場に沿った回答が返ってきやすくなります。

コツ2：背景・前提を伝える

「この資料は新入社員向けです」のように、読み手・状況の背景を伝えると、トーンや詳しさが自動的に調整されます。

コツ3：出力形式を指定する

「箇条書きで」「表形式で」「3行で」のように、欲しい形式を具体的に伝えると、修正の手間が減ります。

コツ4：一度で満足せず、対話で詰める

最初の回答が完璧でなくても問題ありません。「もっと簡潔に」「この部分を詳しく」と続けて伝えることで、狙った結果に近づけていきます。

セキュリティ・情報管理の考え方

入力してよい情報・避けるべき情報を決める

顧客の個人情報、未公開の財務情報などは、社内でルールを決めたうえで扱いましょう。判断に迷う情報は、まず伏せ字にしてから試すのが安全です。

法人向けプランの設定を確認する

Business・Enterpriseプランでは、入力データを学習に利用しない設定が可能です。契約前に必ず確認しましょう。

社内ルールを明文化する

「どの業務・どのデータにAIを使ってよいか」を言語化しておくと、利用者ごとの判断のばらつきを防げます。詳しくは社内AIルールの作り方で解説しています。

費用対効果の考え方

「月々の費用に見合うか」を考える際は、浮いた時間の価値とツール費用を比較するのがシンプルな方法です。時給2,500円の担当者が月10時間を削減できれば、時間換算で25,000円分の価値が生まれ、ツール費用を差し引いても大きくプラスになります。1人で使うだけでも十分に元が取れるケースが多く、複数人・複数業務に展開すればさらに効果は大きくなります。

導入前セルフチェックリスト

業界別の活用イメージ

より具体的な業界別の活用法は、以下の記事もご覧ください。

• 建設業の書類作成：建設業の書類作成AI活用
• 製造業の技術伝承：製造業の技術伝承・手順書作成AI
• ECの商品説明文作成：EC商品説明文のAI活用
• 経理・バックオフィス：経理・バックオフィスのAI活用

ChatGPTの料金プラン（かんたん版）

※料金・プラン名は変更される場合があるため、契約前に必ず公式サイトで最新情報をご確認ください。

Before/Afterで見る、ChatGPT導入による変化

導入でよくある失敗と回避策

失敗1：目的を決めずに「とりあえず使ってみる」

目的が曖昧なまま使い始めると、何を頼めばいいか分からず活用が続きません。「この業務で、これだけ時間を減らす」という具体的な目標を1つ決めてから始めましょう。

失敗2：いきなり全社員に展開する

最初から全社一斉で導入すると、温度差から一部でしか活用されず形骸化しがちです。段階的な導入が定着の近道です。

失敗3：GPTsを作らず毎回ゼロから依頼する

同じような依頼を繰り返す業務では、GPTsで型を作っておかないと、毎回の説明の手間が積み重なり、次第に使われなくなってしまいます。

【モデルケース】ChatGPT活用で月61時間を削減するまで

従業員18名の卸売業T社を例に、ChatGPT導入の効果を試算します。T社では営業担当が提案資料の作成に追われ、訪問件数が思うように伸びないという課題を抱えていました。また、複数の販売データを手作業で集計する経理担当の負担も大きく、月末は残業が常態化していました。

※T社は実在の企業ではなく、中小企業によくある状況をもとにしたモデルケース（試算）です。数値は「時給換算2,500円・月20営業日」を前提とした試算で、実際の効果は業務内容や運用方法により変動します。

業務	導入前 (時間/月)	導入後 (時間/月)	削減時間 (時間/月)	削減額 (円/月)
提案書・営業資料の作成	26	10	16	40,000
売上データの集計・分析	20	7	13	32,500
問い合わせ返信の下書き	18	6	12	30,000
広告・販促資料の画像作成	14	5	9	22,500
社内マニュアル整備	12	4	8	20,000
市場・競合調査	10	3	7	17,500
合計	100	35	61	152,500

合計で月61時間、約15.3万円分の作業が削減される計算です。

結果：初期費用0円・月5万円で、初月から月10万円のプラスに

Ai-Rakuの料金（初期費用0円・顧問料 月5万円）で導入支援を受けた場合の試算です。

月間の削減額	152,500円
顧問料（月額）	− 50,000円
月間の純効果	102,500円
初期費用	0円
年間の削減額	1,230,000円

T社では、まず営業部門の提案資料作成から始め、専用のGPTsを作成したことで、2件目以降の資料作成が大幅に速くなりました。経理部門でもAdvanced Data Analysisを使った集計の自動化が定着し、月末の残業がほぼなくなったといいます。「まず1つの部署で成果を出し、他部署に共有する」という進め方が、結果的に社内での定着を早めています。

そのまま使える依頼文の言い回し集

依頼文に迷ったときに使える、汎用性の高い言い回しをまとめました。組み合わせて使ってください。

• 「まず結論・要点を最初に書いてください」
• 「専門用語には簡単な説明を添えてください」
• 「重要な箇所は太字で強調してください」
• 「最後に、次にやるべきことを箇条書きでまとめてください」
• 「読み手は〇〇なので、それに合わせたトーンにしてください」
• 「不明な点や前提が曖昧な部分があれば、先に質問してください」

こうした言い回しをストックしておくと、業務の種類が変わっても応用が利き、依頼文を考える時間そのものを短縮できます。詳しいプロンプトのコツはプロンプトの書き方・コツで解説しています。

他の生成AIツールとの位置づけ

生成AI全体の中でのChatGPTの立ち位置を整理しておきます。

「どれか1つに絞る」より、「主力を1つ決めて使い倒し、必要に応じて他を補助的に使う」という考え方が、多くの中小企業で実践されています。ツール選定全体の考え方はAI業務効率化ツールの選び方もご覧ください。

よくある質問（FAQ）

Q. 無料プランでも業務に使えますか？

A. 簡単な用途であれば無料プランでも試せますが、機密情報を扱う業務利用にはBusinessプラン以上をおすすめします。

Q. GPTsを作るのは難しいですか？

A. プログラミング知識は不要で、画面の指示に沿って設定を入力するだけで作成できます。

Q. 画像生成はどんな場面で使えますか？

A. 資料の挿絵、広告のたたき台、SNS投稿用の画像など、正式なデザインに入る前のイメージ確認に活用されています。

Q. データ分析はExcelの代わりになりますか？

A. Excelを完全に置き換えるものではなく、複雑な集計や分析の下準備を効率化するツールとして活用するのが実践的です。

Q. Claudeと両方契約する必要がありますか？

A. 必須ではありませんが、用途によって使い分けている企業も多くあります。まずはどちらか1つを使い倒し、必要性を感じたら追加を検討する進め方がおすすめです。

Q. 導入の相談はできますか？

A. 可能です。自社の業務内容をヒアリングしたうえで、最適なツール・使い方をご提案します。

Q. パソコンが苦手でも使えますか？

A. チャット画面に日本語で入力するだけなので、特別なパソコンスキルは不要です。メールやメッセージアプリを使える方であれば問題なく操作できます。

Q. スマートフォンでも使えますか？

A. はい。スマートフォンアプリからも利用でき、外出先での簡単な確認・依頼にも対応できます。

Q. 部署によって使うツールを分けてもいいですか？

A. 問題ありません。むしろ部署の業務特性に合わせてツールを使い分けている企業もあります。ただし社内ルール・セキュリティ基準は統一しておくことが重要です。

Q. GPTsは他の人にも共有できますか？

A. はい。作成したGPTsは社内のメンバーと共有でき、同じ設定を全員が使える状態にできます。属人化を防ぐうえでも有効です。

Q. Webブラウジング機能の情報は正確ですか？

A. インターネット上の情報を参照しますが、情報源の信頼性にはばらつきがあります。重要な情報は、参照元を確認したうえで利用しましょう。

Q. どのくらいの期間で効果を実感できますか？

A. 個人差はありますが、1つの業務に絞って使い始めれば、1〜2週間ほどで「どう頼めば欲しい結果が返ってくるか」の感覚がつかめてきます。

企業規模別・導入の進め方

規模が大きくなるほど、いきなり全社導入するのではなく、段階を踏むことの重要性が増します。

まとめ

ここまで、ChatGPTの基本操作から、できること、部署別プロンプト例、GPTsの活用法、Claudeとの使い分け、注意点、モデルケース試算まで解説してきました。最後に要点を整理します。

• ChatGPTは文章作成だけでなく、データ分析・画像生成・簡単なプログラム作成まで幅広く対応。
• GPTsで部署別のカスタムアシスタントを作ると、依頼の手間が減り定着しやすい。
• 長文読解・正確な文章はClaude、データ分析・画像生成はChatGPTという使い分けも実践的。
• 機密情報の扱い・出力の確認・目的の明確化の3点に注意すれば、失敗リスクは下げられる。
• モデルケースでは、ChatGPT活用で初期0円・月5万円で月61時間・年間123万円分を削減。
• いきなり全社導入せず、1人・1業務から始めて段階的に広げることが、失敗しない最大のコツ。

「自社の業務にChatGPTを取り入れたい」「Claudeとどう使い分ければいいか相談したい」という方は、Claude導入支援の無料相談をご利用ください。業務の棚卸しから、ツールの選定、GPTsの設計、社内展開のロードマップづくりまで伴走します。組織で使いこなすためのClaude研修もあわせてご検討ください。生成AI全般の基礎は生成AIとは？できること・仕組み・始め方を解説、AI活用全体の始め方は中小企業のAI導入は何から始める？もご覧ください。